PLANES DE COBRANZA.

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ELABORACIÓN Y DESARROLLO DE LOS PLANES DE COBRANZA.

Llamamos cobranza, a la recuperación de la careta en todas las condiciones establecidas.
Siempre hay que tener en cuenta que un crédito es un servicio que se presta al cliente, además de esto siempre hay que cuidar al cliente y no mal acostumbrarlo, porque este puede cambiar; ya que un buen cliente puede llegar a convertirse en uno malo y viceversa.
La cobranza tiene una política, esta debe ser coherente y debe abastecer las necesidades y las políticas de la empresa a la que aplica,. Pero así mismo está tiene que cumplir con unos factores y estos son:
1. Establecer normas que sean eficaces y así mismo que se acoplen a la empresa para ejercer una buena política de cobranza.
2. Tiene que tener como primer objetivo que no sea necesario cobrar.
3. Como segundo objetivo, debe tenerse en cuenta que la empresa otorgue el máximo del crédito con una rápida y económica recuperación.
4. La empresa debe establecer políticas de cobranzas que basen normas, que se puedan realizar y se adapten a las circunstancias.
5. En casos de especial complejidad será la administración superior la que con audacia, si es necesario, resolverá la adopción de nuevas formas que pueden ser tan variantes y eficaces, como lo es la actividad de una sociedad organizada.
6. En una política de ventas a crédito dura, se tiene que aplicar una cobranza suave y viceversa.
7. Las políticas deben estar en constante revisión para evitar diferencias.
8. Las políticas de la cobranza tienen que ser; claras, flexibles, dinámicas, uniformes.
9. Las políticas deben estar protegidas por normas y procedimientos claros.
10. Las políticas deben estar orientadas y así mismo establecer un equilibrio entre los gastos de la cobranza y sus resultados.
11. Toda la política de cobranza incide en las ventas.
12. Si aplicadas todas las acciones de cobranza no se obtiene la recuperación del crédito se debe efectuar un estudio para de las condiciones del cliente y contemplar la posibilidad de suspender las relaciones comerciales con el cliente y si las circunstancias lo ameritan iniciar la etapa de cobro pre jurídico.
A parte de esto también maneja un proceso y este consiste en, una fase, una planeación, encuentro, comunicaciones y acciones legales.

2. ANALICE CUIDADOSAMENTE LOS MATERIALES DE APOYO RELACIONADOS CON LA COMUNICACIÓN EFECTIVA Y HABILIDADES DE NEGOCIACIÓN, PREPARE UN MAPA MENTAL, MAPA CONCEPTUAL O MENTEFACTO.

La comunicación es una herramienta importante y necesaria dentro de la sociedad sin importar el área o rubro en el que las personas se desarrollen. Por lo que debemos aprender a utilizar adecuadamente esta herramienta.

Saber escuchar

El saber escuchar es la habilidad elemental de la comunicación efectiva. Además, recordemos que sólo me escuchan si se escuchar y no atropello con conceptos o ideas que están en mi memoria. Escuchar implica demostrar que lo hacemos, el saber escuchar es básico para obtener la credibilidad de una negociación de contenidos.

Consejos para la escucha

Mirar a los ojos, tener siempre una postura física cómoda, afirmar y seguir el lenguaje gestual de la otra persona, no interrumpir y esperar hasta la culminación de la otra idea, dejar de lado los prejuicios y finalmente pedir aclaraciones sin ser ofensivo ni exaltarse.

Ponerse en los zapatos de la otra persona

El ponerse en el lugar del otro no significa fingir que lo estamos siendo, es ser realmente empático, respetando al otro como profesional y ser humano, siendo tolerante y respetando las ideas ajenas y no creyendo que uno tenga la verdad absoluta. Asimismo debemos alejarnos de los prejuicios y sobre todo comprendiendo primero al otro antes de pretender ser entendidos. Esto no significa que rechazamos nuestras ideas, simplemente las analizamos y tomamos lo bueno de todo ello.

Consejos ponerse en el lugar del otro

Evite juicios y sentencias, jamás minimice o ridiculice al otro y atienda los sentimientos y emociones.

Ser auténtico y creíble

Este punto es fundamental porque uno deber ser como es, sin máscaras ni jerarquías, totalmente coherente en nuestras palabras y acciones, es decir, hago lo que digo y digo lo que hago. No olvidemos ser espontáneos y seguros.

Consejos para ser auténtico y creíble

Tener datos para demostrar nuestras ideas, aprender del otro, aceptar nuestros errores, no mentir y negociar no imponer.

Negociar ideas

Tener en mente que el objetivo central es lograr convencer y no ganar discusiones ni enfrentamientos, ver al diálogo cómo una colaboración de pares para alcanzar una meta conjunta, si negociamos ideas buscamos un beneficio mutuo y no así una ganancia única. La negociación permite confrontar ideas sin crear enfrentamientos que rompan el diálogo.

Consejos para negociar las ideas

Cuando se vaya dando la conversación asentir, bajar la tensión con la comprensión, tener sentido del humor, recapitular y aplaudir criterios compartidos.

3. ELABORE UN PROGRAMA DE COBRANZA APLICANDO TODOS LOS PASOS SUGERIDOS EN EL MATERIAL DE APOYO UTILIZANDO LA BASE DE DATOS SUMINISTRADA EN EL MISMO DOCUMENTO.

De acuerdo con el material de apoyo, podemos sintetizar lo siguiente: 
La cobranza es la acción que se realiza tendiente a recuperar la cartera en condiciones preestablecidas. Durante el proceso de cobranza deben tenerse muy en cuenta los siguientes principios:
El crédito no es un favor que se hace al cliente, sino, un servicio que se vende. 
Todo cliente puede cambiar.
Podemos establecer entonces que lo que esencialmente busca la cobranza es generar nuevas ventas, con una gestión de cobro que debe hacerse productiva incrementando la buena imagen del proveedor del servicio.

Políticas de cobranza: 
Las políticas deben estar acordes con las necesidades organizacionales y de acuerdo a las condiciones económicas del entorno, deben contener:

* Normas eficaces para una política inteligente de cobranza
* Tener como primer objetivo la política de que no sea necesario cobrar, aunque es difícil.
* El segundo objetivo debe ser otorgar el máximo crédito, con una rápida, segura y económica recuperación
* Deben realizarse políticas de modo que puedan ser realizables y adaptables a las circunstancias
* Manejar los casos complejos
* A una política de ventas dura, aplicar una cobranza suave y viceversa.
* Revisar frecuentemente las políticas para evitar deficiencias.
* Deben ser: claras, flexibles, dinámicas y uniformes.
* Deben estar respaldadas por normas y procedimientos claros
* Orientadas a establecer equilibrio entre los gastos de gestión de cobranza y los resultados de los mismos.
* Todas las políticas de cobranza tienen incidencia en las ventas.
* Si no se obtiene recuperación del crédito, debe realizarse un estudio de las condiciones del cliente y contemplar la posibilidad de suspender las relaciones comerciales.
Normas de cobranza: Las normas básicas en un proceso de cobranza pueden ser:
* Determinar un monto que no sea superior a las utilidades.
* Documentarse legalmente para cumplir los requisitos de ley
* Respetar los planes prefijados
* Respetar las autonomías del departamento de cobranza judicial
* Hacer investigaciones necesarias para evitar incumplimientos y riesgos innecesarios. 

A continuación se muestra copiado literalmente del texto de apoyo el proceso de cobranza:

FASE ACTIVIDADES

PLANEACION SOLICITUD DEL CRÉDITO

Definición de metas
Ordenar la información
Programar los contactos
Definir planes de acción
Programas alternativos 

ORGANIZACIÓN

listado de beneficios
Listado de objeciones
Listado de cartera
Circular con informaciones
Recordatorios al cliente
Seguimiento cercano

ENCUENTRO

Ambientación
Diagnostico
Análisis de razón de no pago
Estudios alternativos de pago
Comunicación de decisiones
Motivación y exigencia

COMUNICACIONES

Registrar resultados del encuentro
Registro de decisiones tomadas
Comunicación en áreas afectadas

ACCIONES LEGALES

 Envió oportuno de cartas
Seguimiento cercano
No dudar en proceder si amerita

PLAN DE COBRANZA: 
Cualquier plan que vaya a implementarse para las cobranzas debe contener características como:
a. Adaptable a las circunstancias.
b. Uniforme; aplicable a todos los casos.
c. Flexible; Que permita hacer diferencias entre los deudores.
d. Progresivo; que aumente segura y gradualmente la presión.

Existen tres clases de cobranza: Administrativa, Prejudicial y Jurídica. Debe existir un plan para cada una de ellas. De acuerdo al contexto, cada una de ellas debe elaborarse teniendo en cuenta las características propias que la conforman. Éste proceso, debe considerarse como esencial puesto que además de evitar pérdidas, incrementa la rentabilidad de la cartera de créditos. Puesto que el proceso de cobranza es tedioso, deben involucrarse varios departamentos de la organización, así como a otras entidades o agencias externas.

3. Elabore un programa de cobranza aplicando todos los pasos sugeridos en el material de apoyo utilizando la base de datos suministrada en el mismo documento.
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Elaboración de un programa de cobranzas: 

NOMBRE DEUDOR ACTIVIDAD             VENCIMIENTO             VALOR Carlos Londoño Comerciante                      15.01-08                    90.000.000 Isabel Aristizabal Empleado                         18.03.08                      3.000.000 Leonardo Tovar Industrial                            04-03-08                    25.000.000 Carlos Restrepo Comerciante                      03-03-08                    10.000.000 Armando Casas Empleado                           13.02.08                    15.000.000 Patricia Lesmes Constructor                         02-01-08                    45.000.000 José Ariza Comerciante                                08-01-08                    28.000.000 Hugo Pérez Comerciante                             18-03-08                     10.000.000 Armando Restrepo Empleado                      25-02-08                       8.000.000 Hugo Camargo Comerciante                        20.02.08                     32.000.000 José León Independiente                              01-02.08                    17.000.000 Fernando López Comerciante                       02-02-08                      5.000.000

Considero que un programa debe ir de la siguiente manera para que sea efectivo:

HABILIDADESDENEGOCIACIÓN
a. Estrategia de cobranza: 

Alertar con mensajes de estados de cuentas para créditos con hasta 30 días de atraso: 
Se hará una cobranza más agresiva hasta lograr el pago.

Llamadas a cuentas sobregiradas: 
Hacerlo cuando exista un sobregiro del 25% del valor pactado.

Utilización de otros medios para créditos atrasados: 
Cuando los créditos llevan más de 30días, se utilizarán las cartas al domicilio y el correo electrónico.

Políticas de cargos adicionales: 
Se establece claramente los sobrecostos que generará un atraso y las consecuencias al cliente.

Suspensión de beneficios a clientes morosos: 
Cuando un cliente se encuentre en mora, es indispensable no concederle un nuevo crédito puesto que es peligroso económicamente.

Castigo de créditos vencidos: 
Se hace un reporte negativo a las entidades crediticias cuando ha transcurrido más de 5 meses.

Asignación de créditos a agencias externas: 
Se debe tener contacto con agentes jurídicos para el posterior cobro con los estrictos controles de ley

Manejo de varias agencias externas: 
Tener contacto frecuente con varias agencias especializadas en diferentes intereses de la organización.

b. Cobranza de la cartera morosa: Contando con el apoyo de las agencias externas, es necesario que se evidencie que se va aumentando la severidad de los cobros.
Es bueno que se le haga saber al cliente que el crédito cada vez que se atrasa genera más intereses, motivándolo a que se acerque a cubrir su deuda y evitar inconvenientes con abogados.

c. Labores del departamento de cobranza: 

Se van a asignar prioridades a los créditos morosos, estableciendo también el orden de trabajo, es necesario hacerlo de la mejor manera ya que los recursos son limitados Se van dividir los créditos por niveles de riesgos de la siguiente manera:
- 30 días de atraso.
- 60 días de atraso
- cobranza pre jurídica
- cheques devueltos

d. Control de créditos vencidos: 

Se va a hacer uso de las TIC’S a través de sistemas automatizados. Utilizando esto, se ahorra un poco en costos, se manejan los créditos por saldos vencidos, edad de los créditos y promesas de pagos incumplidas. El sistema asigna también los réditos que cobrará un operador.

e. Manejo de agencias externas: 

Se trabajará conjuntamente con agencias de abogados para los créditos difíciles de recuperar, contando también con que son agencias expertas en cobros utilizando las herramientas jurídicas.

f. Honorarios y facultades concedidas a agencias externas: 

De acuerdo con la severidad del monto, se concederán honorarios a los abogados que van desde el 10% al 30%.
Se va a facultar a las agencias de acuerdo a elementos como:
- Renegociación de intereses atrasados
- Condonación de capital
- Bienes recibidos en pago.